Guides pour aider les communes à archiver leurs documents officiels

Aider l’administration cantonale et les communes à gérer le flot de documents qu’elles produisent quotidiennement : c’est la nouvelle tâche qui incombe aux archives cantonales.

La sauvegarde des documents officiels – décisions du Conseil d’Etat, procès-verbaux du Grand Conseil, rapports de départements…- fait partie des tâches des archives cantonales. Une tâche devenue de plus en plus ardue depuis les années 60, et l’explosion de la production interne à l’Etat. Or, « 80% des papiers produits par le canton ne sont pas conservés », selon l’archiviste Hans-Robert Ammann.

Face à ces tâches de tri et de sauvegarde, les archives cantonales ont mis en place des procédures. Elles se positionnent désormais plus en amont de la chaîne documentaire, ce qui leur permet de décider dès la production des documents ce qui va être conservé ou non.

Pour les communes, la problématique est encore plus compliquée, puisqu’elles se retrouvent seules face à cette obligation légale d’archivage, sans l’aide de professionnels.

Pour leur proposer une méthodologie et des outils, les archives cantonales mettent désormais des guides à disposition sur le site internet de l’Etat du Valais.